Hybrid Work : des tips pour vos "Teams"

Alerte news tech !!

Microsoft continue d’évoluer avec l’hybrid work !

L'entreprise modernise une fois de plus ses services et fonctionnalités pour s'adapter aux besoins du monde professionnel d'aujourd'hui ! Et ce n’est pas la seule ! En effet, un des effets durables de la pandémie est sans surprise la tendance du télétravail qui est devenu une norme pour beaucoup. 

Il n'est pas surprenant que le retour au bureau soit moins attrayant pour certains, lorsque l’on peut travailler de chez soi et éviter les tracas du quotidien. 

D’ailleurs selon leurs données sorties sur leur World Trend Index :

• 73 % des employés préféreraient avoir la possibilité de jongler entre du télétravail et du présentiel dans leur entreprise.

• 66 % des employeurs pensent redéfinir leurs espaces de travail pour les accommoder au temps partiel de présence.

• Le temps passé sur Teams a plus que doublé en 1 an et continue encore !

Rien qu’avec ces trois constats, on comprend pourquoi ils ont sauté sur l’occasion. Il fallait remettre certaines fonctionnalités au goût du jour. 

On vous propose dans cet article un panel suggestif et résumé de ces nouveautés. Pour la plupart, elles sortiront début 2022. Pour des informations complémentaires et détaillées, rendez-vous sur le site du géant du numérique !

Mais avant de se lancer, il faut bien comprendre la problématique.

Le paradoxe du travail hybride

Loin des yeux, près du coeur ?

Lors des différents « Lockdown » à travers le monde, Microsoft a mené des enquêtes poussées auprès de ses collaborateurs dans plus de 100 pays. 

Il en a résulté que sur les 160 000 employés de la firme américaine envoyés en télétravail et les 25 000 qui ont été recrutés pendant les confinements, le chiffre record de 90 % d’employés confiants et intégrés est ressorti. 

La confiance dans les décisions managériales et l’accompagnement sont aussi très forts, ce qui a conduit l’entreprise à conclure que la proximité physique n’est pas nécessaire au sentiment d’inclusion et d’appartenance de ses salariés ! 

Les études et sondages internes menés par Microsoft montrent que les employés privilégient à la fois les rencontres physiques, jugées plus qualitatives, mais plébiscitent aussi le télétravail, qui permet une plus grande flexibilité dans l’organisation de sa journée. 

Garder sa concentration en toute situation ?

Autre paradoxe : 58 % des employés de Microsoft souhaitant passer plus de temps au bureau ou au contraire plus de temps en télétravail font ce choix pour la même raison, à savoir être plus concentrés sur leur travail !

Autre point, si les managers vont légèrement plus au bureau que les employés, la volonté de ces derniers de revenir dans les locaux est très souvent plus importante que ce que les managers anticipaient.

C’est cette complexité et cette disparité des points de vue qui poussent Satya Nadella, PDG de Microsoft, à parler de Paradoxe du travail hybride ! 

Résoudre le paradoxe du travail hybride n’est ni plus ni moins que le défi de la décennie pour Microsoft, pour qui un mélange de technologie et de stratégie managériale toutes deux centrées sur la flexibilité est la solution première pour relever ce défi. 

« The only way for organizations to solve for this complexity is to embrace flexibility across their entire operating model, including the ways people work, the places they inhabit and how they approach business process.” 

 « La seule façon pour les organisations de résoudre cette complexité est d’adopter la flexibilité dans l’ensemble de leur modèle d’exploitation, y compris la façon dont les gens travaillent, les endroits où ils habitent et la façon dont ils abordent les processus métiers. »

Satya Nedella, PDG de Microsoft 

Microsoft Teams, le tiers-lieu de l’hybrid work 

On était évidemment obligés de parler du fameux Teams ! Tout d’abord, parce que nous l’avons cité en exemple juste au-dessus. Mais aussi pour son utilité déjà bien répandue.

Teams est une des applications de la suite Office proposée par Microsoft. Une suite dans laquelle vous retrouvez notamment Outlook, Calendar ou encore ce sacré Excel !

Teams est une plateforme d’échanges entre collaborateurs via un chat ou via visioconférence.

Il était déjà possible de faire de nombreuses choses sur Teams :

• Changer le background

• Créer des équipes

• Mettre les participants du visio dans une salle

• …

Caméras intelligentes et vues dynamiques

Aujourd’hui au sein des Teams rooms, c’est une tout autre chose qui s’est mise en place (ce qu’on appellera Teams rooms ici, ne sera ni plus ni moins que des salles de réunion IRL). 

À défaut d’avoir un cerveau, nos caméras sont devenues intelligentes. Mais grâce à quoi ?

Dans le résumé de la multinationale, on découvre quatre technologies :

• le “tracking speaker” : qui permet de faire des focus vidéo sur la caméra de la personne locutrice.

• le “multi-video stream” : quant à lui, inclut totalement chaque membre de la réunion, c’est-à-dire que chaque personne se retrouve projetée sur le panel de la conversation. 

• une expérience de réunions hybrides et virtuelles : qui rend les visioconférences plus interactives grâce à une reproduction de salles de réunions en direct allant d’une salle de 4 personnes à plus de 30 personnes.

• et la reconnaissance faciale : qui, déjà présente, identifiera chaque interlocuteur sous son flux vidéo.

Et tout cela grâce à des caméras dotées d’une intelligence artificielle. Cela va permettre aux personnes à distance une plus grande fluidité et compréhension de la personne qui s’exprime.

Attention, les oreilles ont des yeux !

Des technologies amplement détaillées sur leur tech-blog.

Les caméras intelligentes Microsoft dans les Teams Rooms (extrait vidéo)

Consolidation de l’expérience utilisateur 

Dans un souci de fluidité, de compréhension, mais aussi d’inclusion des collaborateurs, Microsoft a intégré l’application Cameo dans Teams. Cette petite fonctionnalité permet à la personne qui partage un document, par exemple une diapositive, de pouvoir intégrer sa caméra Teams, c'est-à-dire son image, où il le souhaite sur sa présentation en fonction de sa mise en page. 

Vous pouvez donc planifier quand, et sous quelle forme, vous intervenez physiquement lors de votre présentation numérique.

Avis à tous les bavards qui pourront de nouveau parler avec les mains ! 

Un coaching personnalisé pour un hybrid work de qualité

Privé, personnalisé et intelligemment aguerri, Microsoft Teams vous propose de vous armer d’un coach meeting ! Un speaker coach qui vous guide à travers vos vidéoconférences. 

Finis ces petits moments gênants où vous coupez la parole à quelqu’un sans le vouloir. Finie la lecture abusive de vos notes ! Quel que soit votre petit défaut, le coach Teams saura vous le notifier. Équipé d’une intelligence artificielle capable d’identifier votre rythme de parole, de retranscrire une phrase manquée ou encore de vous pousser à participer, il saura vous prévenir à temps. 

Semblable à son collègue sur PowerPoint, il reste privé. Il n’est là que pour vous aider au mieux à gérer votre organisation et votre travail quotidien.

La rhétorique, c’est tout un sport !

Pour les curieux, plus d’informations sur le site de Microsoft sont disponibles.

Microsoft Outlook : hybrid work, n’a qu’un temps !

Une organisation à l’épreuve de la distance

Qui n’a jamais couru après ses collègues pour savoir qui serait présent au bureau et combien la salle de réunion peut contenir de personnes ? La fonctionnalité d’Outlook va mettre fin à ce type de débat. La prochaine fois que vous souhaitez faire un point avec vos collègues, vous aurez accès à leur planning partagé, ou plutôt à leurs créneaux de disponibilité grâce à l’Assistant Planification. Ils pourront alors préciser leur présence physique ou à distance lors d’une réunion.

En soi, il suffira de préciser sur votre calendrier personnel vos heures disponibles ou non. Mais aussi si vous êtes en télétravail ou non.

Enfin, nous parlons de réunion, mais c’est tout aussi pratique pour planifier un petit after work !

Nouveauté Outlook-Teams

LinkedIn et la tendance : “hybrid work” 

“Entreprise moderne cherche travailleur hybride”

C’est simple, mais il fallait y penser. Suite au grand renouveau du monde professionnel depuis la pandémie et au regard plus moderne sur la manière de travailler, LinkedIn a adapté sa plateforme. 

Notamment sa fonctionnalité de recherche d’emploi. Envie de travailler les doigts de pieds en éventail sur une plage des Caraïbes ? Il vous suffira alors de sélectionner le filtre qui correspondra à vos conditions de travail : à distance, hybride ou sur site.

Quand l’offre s’adapte à la demande…

Une montée en compétence à portée de main

Parce que vous n’êtes plus sur place, vous avez l’impression de moins échanger vos acquis avec vos collègues, supérieurs ou autres ?

LinkedIn a pensé à vous et propose LinkedIn Learning. C’est plus de 16 000 cours en ligne produits en 7 langues par des experts qui vous sont proposés pour renforcer vos compétences.

Au Final

On ne vous a fait là qu’un petit panel des fonctionnalités de Microsoft. Il y a par exemple aussi :

• une amélioration de la luminosité lors des appels en visio. Celle-ci s’adapte en fonction de la qualité lumineuse de chaque flux vidéo.

• afin de sécuriser au maximum sa clientèle et dans un souci d’adaptation du besoin consommateur, Microsoft rend Teams accessible en conduisant via Apple CarPlay.

• et dans la même fibre, le Teams “companion”, soit la version mobile du logiciel s’est vu se faire une beauté avec quelques nouvelles mises à jour !

Il n’était pas si étonnant de voir Microsoft donner un bon coup de polish à son application reine du confinement : Teams. Plateforme de communication majeure des entreprises et réelle aide au quotidien des hybrid-workers, Teams se veut en plus être synonyme de créateur de lien et outil de rapprochement. Paradoxal pour un logiciel de communication à distance, mais un positionnement efficace avec des fonctionnalités qui suivent, ça fait toujours bonne impression !

Tout de suite en image les nouveautés Microsoft :

Chaque jour qui passe, c’est une entreprise qui se modernise et qui ouvre un nouveau champ des possibles. Que l’on parle de petites modifications et mises à jour, ou de changement soudain… chaque nouveauté contribue à faire évoluer le monde.

Si ce petit actu’ tech’ sur l’hybrid work vous a plu, n'hésitez pas à aller lire notre petit rapport sur Material You de Google ou encore découvrir les actualités tech de 2023 avec le Digital SummR !