Le Design Ops, l’orchestration de vos processus de design
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Le Design Ops ? Mais qu’est-ce que c’est que ce charabia ? Eh bien un Design Ops, ou bien Design Opérationnel, c’est tout ce qui regroupe les outils et méthodes destinés à faciliter les différentes étapes du processus de conception dans une entreprise. Son objectif est d’optimiser le déroulement des activités de design en les rendant plus fluides et efficaces.
D’ailleurs, si ce nom vous dit quelque chose, c’est sûrement car vous connaissez son homologue “Dev Ops” !
Pour résumer en une phrase, le Nielsen Norman Group (société de conseil en interface et expérience utilisateur) définit de façon simple ces procédés : “Le Design Ops a pour vocation d’optimiser, de coordonner et d’orchestrer la conception des projets à travers ses processus et ses personnes impliquées ; le but étant d’amplifier, de mesurer et de valoriser l’impact du design à grande échelle”.
Pourquoi n’aviez-vous jamais entendu parler du Design Ops ?
Effectivement, ce mot devenu néologisme fait son apparition en 2015. Mais c’est surtout en 2018, suite à la parution du livre d’InVision “DesignOps Handbook” qu’il connaît une véritable ascension.
Si nous parlons de son homologue juste avant, c’est bel et bien car leurs objectifs sont communs. Nous pouvons en effet retrouver :
La communication
La collaboration
L’automatisation
L’alignement
L’innovation
Et l’efficience
Tout cela, dans le but de mieux travailler ensemble ! Est-ce que ça ne donnerait pas envie ?
Entre métier et état d’esprit
Il est important de faire une distinction entre le rôle Design Ops et l’état d’esprit Design Ops. Lorsqu’il s’agit de l’optimisation du travail des designers ainsi que d’apporter de l’agilité, vous êtes dans une approche d’état d’esprit.
Si vous disposez déjà d’une nomenclature, de fichiers partagés en interne avec tout ce dont vous avez besoin en termes de logiciels, par exemple, c’est déjà une démarche visant à assurer la concordance de vos équipes.
À contrario, il arrive qu’une personne soit en charge de toutes ces missions. Cela arrive souvent lorsque votre équipe grossit et se développe de façon considérable. La question se pose alors de nommer quelqu’un officiellement, étant déjà dans cet état d’esprit.
Baudouin, un de nos collaborateurs, nous fait une parfaite comparaison afin de mieux comprendre la différence, parfois subtile à pressentir !
“Imaginez-vous au camping. Si vous gérez trois personnes, vous gérez leurs repas, leurs horaires, leurs tickets de bus, peut-être le matériel. Ça va. Si demain vous devez faire pareil pour trois cents personnes, tu vas dire “Bon, j’ai besoin d’aide ! Moi je gère les repas, qui gère les tickets ?”, et ainsi de suite.”
À la conquête de nouveaux cieux
Design Ops en mission impossible : Déjouer les pièges du design
En tant que Design Ops, il est important de savoir que certaines missions et certains défis sont rencontrés lors de son parcours. La première, et pas des moindres : rendre l’ensemble de l’organisation des produits plus agile en mettant à disposition des outils, des systèmes et des services centralisés. Et ce, tout en améliorant à la fois la vitesse et la qualité de la production, de toutes les équipes.
Lorsque nous parlons d’équipes, nous faisons bien évidemment référence à celles sous la “tutelle” si je puis dire, des Designers Ops.
Mis à part les objectifs énoncés lors de l’introduction de cet article, un Designer Ops a plusieurs fonctions majeures. Standardiser les projets, mettre en place des modèles de conception, des systèmes de contrôle de qualité… Les tâches sont nombreuses ! Et en plus de s’occuper des équipes de design, le Design Ops travaille souvent en collaboration avec les autres équipes, allant du marketing à la conception, pour une meilleure expérience utilisateur possible.
Cependant, il est important de garder à l’esprit que, si votre équipe prend de l’ampleur, certains nouveaux challenges pourraient apparaître. Il faut donc se poser les bonnes questions !
Telles que :
Comment identifier clairement les missions à définir pour un nouveau rôle ?
Comment établir une bonne communication avec les autres équipes/les autres pôles ?
Comment mesurer les indicateurs de performance suite à de nouveaux rôles ?
Comment prendre en main le plus vite possible les nouveaux outils ?
Selon l’envergure de vos objectifs et la taille de vos équipes, les questions à se poser peuvent bien évidemment varier, à votre guise !
Cependant, ce modèle peut vite paraître rigide, en raison des demandes des clients pouvant arriver en cours de route, ou de toute autre partie prenante. Par ailleurs, n’importe quels défis peuvent venir interférer dans un projet !
C’est pourquoi, comme vous pouvez vous en douter, quelques limites subsistent au sein de ce modèle de travail :
Une mauvaise adaptabilité aux changements : une fois que chaque phase est terminée, il est difficile de revenir en arrière. Apporter des changements peut vite engendrer des retards dans la production de contenu, ainsi que des coûts supplémentaires ;
Un manque de flexibilité : nous l’avons vu, cette méthode est dite “rigide”. C’est pourquoi elle ne s’adapte que très peu aux changements et aux imprévus des parties prenantes ;
Une mauvaise communication : il peut arriver que chaque étape soit gérée par une équipe différente. Ce qui peut entraîner un manque de communication et de coordination entre elles ;
Une faible transparence : une confusion est effectivement vite arrivée. Effectivement, le modèle en cascade ne permet pas toujours une bonne visibilité !
Nonobstant, ces limites ont du talent ! Elles ont conduit au développement de nouvelles méthodologies de gestion de projet, telles que la fameuse méthode agile, dont nous avons parlé précédemment. Cette méthode a pour but de fournir une plus grande flexibilité et une plus grande transparence dans vos projets.
C’est également l’occasion de travailler ensemble, et de créer conjointement une certaine valeur.
Les fondements du Design Ops, à la limite de l’épreuve des poteaux
La gestion de projet centrée sur l’utilisateur
Comme nous l’avons plusieurs fois énoncé plus haut, le Design Ops est une pratique émergente. Elle consiste à appliquer des méthodologies opérationnelles du domaine du design visant à améliorer la collaboration et l’efficacité des résultats. Et l’un des fondements principaux du Design Ops est la gestion de projet centrée sur l’utilisateur. Appétissant n’est-il pas ?
C’est ainsi que cette pratique, dont nous parlons depuis le début, place les besoins, les comportements et les désirs de l’utilisateur au cœur du développement des produits. Cela implique une compréhension approfondie des besoins et des préférences de celui-ci, ainsi que des tests fréquents pour s’assurer que les solutions proposées répondent à ses besoins.
Dans ce contexte, il est important de s’assurer que toutes les parties prenantes travaillent en étroite collaboration, avec une communication transparente à la pointe de la performance tout au long du processus. Afin de s’assurer que tous les besoins des utilisateurs soient intégrés au mieux au produit final. Comme le dit si bien l’adage : le client est roi !
Pour ce faire, il est possible de mettre certaines mécaniques en place :Une très bonne collaboration entre les équipes permettant de savoir comment organiser les différents supports, qui peut les éditer, etc. ;Comment aborder les différents problèmes rencontrés, en assumant une communication directe, tout en évitant les réunions qui s’enchaînent, et l’échange de mails où le dialogue peut être mal compris ;Adopter la méthode OKR, pour des petites réussites répétitives sur le court et long terme, tout en observant vos objectifs et résultats clés ;Et enfin, ce qui se rapprochera le plus de notre utilisateur : la simplification. Simplifier son travail le plus possible, pour qu’il n’ait besoin de rien faire, comprendre au plus vite ce que vous lui proposez, et que sa prise en main soit la plus simple possible.
Mais que fait un Design Ops au final ?
Le Design Ops a plusieurs vocations. Tout comme un chef d’orchestre, c’est lui qui dirigera les différentes équipes tout en accordant l’organisation.
Cette orchestration passe par-dessus tout par :
Améliorer la qualité du produit ou du service de manière incrémentale, réduisant ainsi le temps perdu pour les tâches d’optimisation ;
Fédérer l’équipe autour d’objectifs communs afin de renforcer la collaboration entre ses membres et favoriser un environnement de travail sans silos ;
Adopter un langage de conception standardisé qui peut être utilisé de manière cohérente par tous les designers, et même par d’autres équipes ;
Donner une dimension opérationnelle à la fonction de design en mettant en place des processus et des méthodologies efficaces pour optimiser les activités de conception ;
Répondre aux besoins de croissance de l’entreprise en assurant la pérennité et l’évolution du design. Le Design Ops vise à garantir que le design s’adapte aux exigences de croissance ;
Promouvoir une culture du design au sein de l’entreprise en instaurant des pratiques et des valeurs qui mettent l’accent sur l’importance du design ;
Renforcer la performance des designers et leur rôle au sein de l’entreprise en les déchargeant des tâches qui ne relèvent pas de leur domaine d’expertise, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs missions principales.
La boîte à outils du Design Ops 🧰
Les outils de gestion de projet
Ceux d’automatisation
Les outils de conception
Les outils de conception 2.0
Bien entendu, les différentes fonctionnalités de ces applications/outils peuvent se chevaucher. De ce fait, elles peuvent se balader et aller dans d’autres catégories que celles pour lesquelles elles sont configurées de base.
Et il est bien sûr convenu que cette liste est non exhaustive et peut être propre à chacun !
Le Design Ops, ce vrai challenger
Les obstacles mis en place : on ne l’arrête plus
Au cours de sa carrière, de sa vie, que dis-je, de son périple aux moultes péripéties, le Design Ops rencontre bien des obstacles et challenges qu’il devra accepter et traverser.
Il devra se montrer brave et courageux pour les contrer et faire de son mieux pour montrer ses nombreux talents.
Tout d’abord, la résistance au changement. Le changement est souvent présent dans la vie de l’Homme, et l’un des principaux défis du Design Ops est de surmonter la résistance au changement au sein de l’entreprise. L’introduction de nouvelles pratiques et processus de conception peut rencontrer des réticences, en particulier si les équipes sont habituées à des méthodes de travail différentes.
Ne pas se sentir valorisé ou être égalé est également un problème face auquel le Design Ops peut se trouver confronté. Il peut y avoir un manque de sensibilisation et de compréhension quant à son rôle et à sa valeur au sein de l’entreprise. Il est important de communiquer de manière efficace pour expliquer les avantages et les objectifs du Design Ops et obtenir le soutien des parties prenantes clés.
L’introduction de nouveaux outils peut aussi créer des résistances ou des difficultés d’adoption. Les équipes doivent être formées et accompagnées pour utiliser efficacement ces outils et intégrer les nouveaux processus dans leurs flux de travail existants.
Enfin, gardons en tête que les entreprises évoluent constamment, et le Design Ops doit être capable de s’adapter à ces changements. Cela peut inclure des modifications de l’organisation, des restructurations d’équipes ou des évolutions des priorités stratégiques.
Le Design Ops doit être agile et flexible pour s’aligner sur ces changements. Tel un samouraï esquivant tous les assauts, ou un espion évitant les balles, il doit savoir éviter tous les obstacles que la vie pourrait mettre en travers de sa route !
Les défis centrés sur l’utilisateur (chapitre à ne pas louper !)
Notons surtout que la cible principale du Design Ops, qu’il ne doit surtout pas perdre de vue, est : l’utilisateur final. Il est à voir comme le Graal qu’Indiana Jones tient ENFIN entre les mains. (Oui, il aura fallu trois films, mais il l’a fait.)
Mais il serait trop simple d’accéder à tous les désirs de tous les utilisateurs d’un seul coup. Pour ce faire, le Design Ops devra relever quelques défis !
Le Design Ops doit s’assurer que les équipes de conception comprennent pleinement les besoins, les attentes et les préférences des utilisateurs. Cela implique de mener des recherches utilisateurs approfondies, d’analyser les données et de partager les informations pertinentes avec les concepteurs ;
Les besoins des utilisateurs évoluent constamment, ce qui signifie que le Design Ops doit être en mesure de s’adapter rapidement pour répondre à ces changements. Cela peut nécessiter une itération continue des conceptions, des tests utilisateurs fréquents et une collaboration avec les équipes de recherche utilisateur ;
Assurer une accessibilité optimale et une inclusion des utilisateurs aux capacités et besoins variés est un défi essentiel pour le Design Ops. Il est important de s’assurer que les conceptions répondent aux normes d’accessibilité, d’offrir des options pour les besoins spécifiques des utilisateurs et de promouvoir une expérience inclusive pour tous ;
Les avancées technologiques et les nouvelles plateformes peuvent présenter des défis pour le Design Ops. Il est crucial de rester à jour sur les dernières tendances et les évolutions technologiques, et de s’adapter aux nouvelles exigences de conception pour offrir une expérience utilisateur optimale.
Si ces éléments sont bien respectés, l’utilisateur final ne pourra que se satisfaire de vos services !
– Le Studio d’Amiltone
Alors ?
En tout cas, si ce sujet vous a plus, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur les méthodes de design ! Nous nous ferons un plaisir d’échanger avec vous et de vous assister !
